Datenschutz in der Gästeverwaltung: DSGVO-Leitfaden für Gastgeber

Wer Gäste beherbergt, verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt damit der DSGVO. Das gilt für die einzelne Ferienwohnung genauso wie für die Pension oder das kleine Hotel. Sie dürfen Gästedaten erheben, solange Sie sie für die Buchung, die Abrechnung oder gesetzliche Pflichten wie den Meldeschein brauchen. Sie müssen die Daten technisch und organisatorisch schützen und nach Ablauf der Fristen löschen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, welche Daten erlaubt sind, was seit dem Wegfall des Meldescheins für deutsche Gäste gilt und wie Sie Ihre Gästeverwaltung sauber aufstellen. Am Ende geht es kurz um Steuern und die Eigentümerabrechnung, denn beides hängt mit denselben Daten zusammen.

Kurz gesagt

• Die DSGVO gilt auch für private Vermieter. Ausgenommen ist nur die rein persönliche oder familiäre Nutzung von Daten, und die entgeltliche Vermietung gehört nicht dazu.
• Erlaubt sind Daten, die Sie für Vertrag, Abrechnung und Meldepflicht brauchen: Name, Kontakt, Zahlungsdaten, Buchungshistorie und bei ausländischen Gästen Ausweisdaten.
• Für inländische Gäste entfällt der Meldeschein. Für ausländische Gäste bleibt er Pflicht und wird ein Jahr ab Anmeldung aufbewahrt, danach vernichtet.
• Schutz heißt konkret: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Backups und Verträge mit allen Dienstleistern, die Gästedaten sehen.
• Je weniger Tabellen, Chats und Papierlisten im Umlauf sind, desto einfacher wird der Datenschutz.

Inhaltsverzeichnis

• Wer in der Ferienvermietung der DSGVO unterliegt
• Welche Gästedaten Sie erheben dürfen
• Meldeschein und Gästeliste: was 2026 gilt
• Gästedaten technisch und organisatorisch schützen
• Dienstleister, Software und Auftragsverarbeitung
• Typische Datenschutzfehler bei Gastgebern
• Steuern und Eigentümerabrechnung: die angrenzenden Pflichten
• Unsere Sicht: Datenschutz ist eine Prozessfrage
• Gästeverwaltung abgeben, Kontrolle behalten
• Häufige Fragen zum Datenschutz bei Gästen
• Quellen

Wer in der Ferienvermietung der DSGVO unterliegt

Die Datenschutz-Grundverordnung kennt keine Mindestgröße. Sobald Sie Daten von Gästen verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die einzige Ausnahme betrifft Tätigkeiten, die ausschließlich persönlich oder familiär sind, etwa das private Adressbuch. Wer eine Ferienwohnung gegen Entgelt vermietet, fällt nicht darunter.

Das betrifft in der Praxis mehrere Rollen:

• Eigentümer, die selbst vermieten und Buchungen annehmen.
• Verwaltungen und Co-Hosts, die im Auftrag des Eigentümers Gäste betreuen.
• Pensionen, Gästehäuser und kleine Hotels mit Rezeption, Personal und eigener Buchungssoftware.
• Dienstleister wie Reinigungsteams, die zumindest Namen und Anreisezeiten sehen.

Die Datenschutzstelle Liechtenstein betont, dass die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung für alle Vermieter gelten, egal ob der Eigentümer selbst handelt oder eine beauftragte Verwaltung. Die Prinzipien stammen aus Art. 5 DSGVO und gelten damit auch in Deutschland. Für Sie heißt das: Jede Datenart braucht einen klaren Zweck, und Sie erheben nur, was dieser Zweck verlangt.

Ob Sie privat oder gewerblich vermieten, ändert an den Datenschutzpflichten nichts, wohl aber an Steuern und Anmeldungen. Die Unterschiede haben wir im Leitfaden Ferienwohnung privat oder gewerblich vermieten zusammengefasst.

Welche Gästedaten Sie erheben dürfen

Der Landesbeauftragte für Datenschutz Mecklenburg-Vorpommern hat im Mai 2026 einen Leitfaden zum Datenschutz in Beherbergungsbetrieben veröffentlicht. Darin nennt er die Datenarten, die in der Regel anfallen: Identifikations- und Kontaktdaten, Ausweisdaten bei ausländischen Gästen, Zahlungsdaten, Buchungshistorien, IP- und WLAN-Daten sowie im Einzelfall und nur soweit rechtlich zulässig Videoaufnahmen.

Die folgende Übersicht ordnet diese Daten ihrem Zweck zu:

Nicht jede Angabe, die nützlich wäre, ist auch notwendig. Geburtsdaten aller Mitreisenden, Kfz-Kennzeichen oder Fotos vom Personalausweis deutscher Gäste brauchen Sie für die Buchung in der Regel nicht. Wenn Sie solche Daten trotzdem erheben wollen, brauchen Sie dafür eine eigene Rechtsgrundlage, häufig eine freiwillige Einwilligung, die der Gast jederzeit widerrufen kann.

Die Rechtsgrundlagen in der Praxis

Für die meisten Daten müssen Sie keine Einwilligung einholen. Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung, wenn sie für die Erfüllung des Vertrags nötig ist oder eine gesetzliche Pflicht sie verlangt. Eine Einwilligung brauchen Sie typischerweise für Zusätzliches: den Newsletter an frühere Gäste, Bewertungsanfragen über eigene Kanäle oder Fotos von Gästen für Ihre Website. Halten Sie diese Einwilligungen getrennt fest, damit Sie sie bei einer Nachfrage vorlegen können.

Informationspflicht gegenüber dem Gast

Gäste müssen erfahren, wer ihre Daten verarbeitet, wofür, wie lange und welche Rechte sie haben. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Am einfachsten ist eine Datenschutzinformation, die Sie mit der Buchungsbestätigung verschicken und in Ihrer Gästemappe oder Ihrem digitalen Gästeguide verlinken. Wer ohnehin eine Hausordnung bereitstellt, kann beides zusammen ausgeben, eine Vorlage finden Sie in unserem Muster Hausordnung für die Ferienwohnung.

Meldeschein und Gästeliste: was 2026 gilt

Viele Gastgeber führen Gästelisten aus Gewohnheit, oft als Papierblock am Empfang oder als offene Tabelle. Erlaubt ist eine Gästeliste dann, wenn sie einem Zweck dient und nur die dafür nötigen Angaben enthält. Eine offen ausliegende Liste, in der der nächste Gast die Namen und Adressen der vorherigen sieht, verstößt dagegen gegen die Vertraulichkeit.

Für den Meldeschein gilt nach dem Stand des LfDI-Leitfadens vom Mai 2026:

1. Inländische Gäste: Sie müssen keinen Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz mehr ausfüllen.
2. Ausländische Gäste: Die besondere Meldepflicht nach §§ 29 und 30 BMG besteht fort. Sie erfassen die vorgeschriebenen Angaben und lassen den Schein unterschreiben oder nutzen ein zulässiges elektronisches Verfahren.
3. Aufbewahrung: Meldedaten bewahren Sie ein Jahr ab dem Tag der Anmeldung auf.
4. Vernichtung: Nach Ablauf der Frist vernichten Sie die Daten datenschutzkonform, also Papier im Aktenvernichter und digitale Daten durch echtes Löschen, auch in Backups und Exporten.

Prüfen Sie zusätzlich, ob Ihre Gemeinde eine Kurtaxe oder Übernachtungssteuer erhebt. Die dafür nötigen Angaben regelt die örtliche Satzung. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrer Gemeinde oder Kurverwaltung nach, welche Daten Sie melden müssen, und erheben Sie nicht mehr als dort verlangt.

Andere Aufbewahrungsfristen

Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen steuerlichen Aufbewahrungspflichten, die deutlich länger laufen als ein Jahr. Trennen Sie deshalb Meldedaten und Abrechnungsdaten sauber. Die Rechnung bleibt im Archiv, der Meldeschein wird nach einem Jahr vernichtet. Welche Frist für welchen Beleg gilt, klärt Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.

Gästedaten technisch und organisatorisch schützen

Art. 32 DSGVO verlangt Schutzmaßnahmen, die zum Risiko passen. Der LfDI-Leitfaden nennt dafür Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Backups. Wie ernst das Thema ist, zeigt ein Fall aus dem Sommer 2026: Der Landesbeauftragte meldete im Juli einen Hackingangriff, bei dem Gästedaten von Hotels in Mecklenburg-Vorpommern abgegriffen wurden, und rief Betriebe zur Vorsicht auf.

Diese Maßnahmen sind für kleine Betriebe gut umsetzbar:

• Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Anmeldung für Buchungsplattformen, E-Mail-Konto und Verwaltungssoftware.
• Persönliche Zugänge statt geteilter Logins. Jede Person, ob Reinigungskraft oder Co-Host, bekommt nur die Rechte, die sie braucht.
• Verschlüsselte Geräte. Laptop und Smartphone, auf denen Sie Buchungen bearbeiten, sind mit PIN und Festplattenverschlüsselung gesichert.
• Regelmäßige Backups an einem getrennten Ort, damit ein Angriff oder ein Defekt nicht die Buchungshistorie löscht.
• Keine Gästedaten in Messenger-Gruppen. Teilen Sie mit dem Reinigungsteam nur Anreise, Abreise und Personenzahl, nicht Telefonnummern oder Adressen.
• Ein Löschkonzept. Legen Sie fest, wann welche Daten gelöscht werden, und arbeiten Sie das in festen Abständen ab.
• Smarte Schlösser und Schlüsselcodes pro Aufenthalt neu vergeben und nach der Abreise deaktivieren.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Halten Sie schriftlich fest, welche Daten Sie wofür verarbeiten, wer Zugriff hat und wann gelöscht wird. Dieses Verzeichnis hilft Ihnen bei Auskunftsanfragen von Gästen und bei Rückfragen der Aufsichtsbehörde. Eine Seite pro Verarbeitung reicht oft: Buchung, Meldeschein, Rechnung, WLAN, Newsletter.

Dienstleister, Software und Auftragsverarbeitung

Kaum ein Gastgeber arbeitet heute ohne Software. Channel-Manager, Property-Management-System, digitale Check-in-Lösung, Schlosssystem und Buchhaltung sehen alle Gästedaten. Wer Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag). Darin steht, dass der Dienstleister die Daten nur nach Ihrer Weisung nutzt und angemessen schützt.

Darauf achten Sie bei der Auswahl:

1. Bietet der Anbieter einen AV-Vertrag an, und haben Sie ihn abgeschlossen?
2. Wo stehen die Server, und wie werden Übermittlungen in Drittländer abgesichert?
3. Können Sie Zugriffsrechte pro Person einstellen?
4. Lassen sich Daten nach Fristablauf automatisch löschen?
5. Wie viele Systeme brauchen Sie wirklich? Jedes zusätzliche Tool ist eine weitere Stelle, an der Gästedaten liegen.

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wer Buchungen in einer Plattform, Gästenachrichten im Messenger, Reinigungspläne in einer Tabelle und Rechnungen in einem vierten Programm verwaltet, hat vier Datenbestände, die alle geschützt und gelöscht werden müssen. Welche Abläufe sich sinnvoll in einem System bündeln lassen, zeigen wir in unserem Beitrag über fünf Prozesse zum Automatisieren.

Typische Datenschutzfehler bei Gastgebern

In der Praxis sehen wir immer wieder dieselben Schwachstellen:

• Ausweisfotos per WhatsApp von allen Gästen, auch von deutschen, die keinen Meldeschein mehr brauchen.
• Meldescheine im Schuhkarton, die nie vernichtet werden.
• Geteilte Zugänge zum Buchungskonto, die ehemalige Helfer weiter nutzen können.
• Offene Gästelisten am Empfang oder im Flur einer Pension.
• Kameras mit Blick in Innenräume oder ohne Hinweis. Innenräume, die Gäste bewohnen, sind tabu.
• Newsletter ohne Einwilligung an alle früheren Gäste.
• Fehlende Datenschutzinformation in der Buchungsbestätigung.

Jeder dieser Punkte lässt sich mit wenig Aufwand abstellen. Fangen Sie mit den Zugängen und dem Löschkonzept an, denn dort ist das Risiko am größten.

Steuern und Eigentümerabrechnung: die angrenzenden Pflichten

Gästedaten fließen nicht nur in Meldeschein und Kommunikation, sondern auch in Rechnungen, Steuererklärung und die Abrechnung gegenüber dem Eigentümer. Deshalb kurz die wichtigsten Punkte. Für Ihre konkrete Situation sprechen Sie mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Umsatzsteuer bei Airbnb und Co.

Einnahmen aus der Vermietung von Ferienunterkünften sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Kleine Vermieter können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, solange sie unter der Umsatzgrenze bleiben. Die Übersicht des Deutschen Tourismusverbands nannte dafür im Jahr 2020 eine Grenze von 22.000 € pro Jahr. Die Grenzen wurden seitdem geändert, prüfen Sie deshalb den aktuellen Wert mit Ihrer Steuerberatung. Oberhalb der Grenze weisen Sie die Umsatzsteuer auf der Rechnung aus, egal ob die Buchung direkt oder über eine Plattform kam.

Gewerbesteuer bei der Ferienwohnung

Ob Ihre Vermietung gewerblich ist, entscheidet das Gesamtbild. Die IHK Köln nennt als Kriterien unter anderem die Zahl der Wohnungen, die Art der Zusatzleistungen, den Mieterwechsel und eine professionelle Organisation. Ist die Tätigkeit gewerblich, fällt Gewerbesteuer laut der DTV-Übersicht erst an, wenn der Gewinn 24.500 € übersteigt. Wer mehrere Einheiten betreibt, findet in unserem Beitrag zum Multi-Property-Management weitere Hinweise zur Organisation.

Was in eine Eigentümerabrechnung gehört

Wenn eine Verwaltung oder ein Co-Host für Sie vermietet, bekommen Sie regelmäßig eine Abrechnung. Eine gute Eigentümerabrechnung ist nachvollziehbar und enthält mindestens:

• Zeitraum und Objekt, bei mehreren Einheiten getrennt.
• Buchungen mit Aufenthaltsdaten, Kanal und Bruttobetrag, ohne unnötige Gästedaten wie Telefonnummern.
• Plattformgebühren der Buchungskanäle.
• Reinigung und Wäsche, soweit nicht vom Gast bezahlt.
• Nebenkosten und Auslagen wie Verbrauchsmaterial oder kleine Reparaturen, jeweils mit Beleg.
• Verwaltungsprovision mit Bemessungsgrundlage und Prozentsatz.
• Ausgewiesene Steuern, etwa Umsatzsteuer oder Kurtaxe, soweit sie anfallen.
• Auszahlungsbetrag und Datum der Überweisung.

Auch hier gilt Datenminimierung: Der Eigentümer braucht für seine Steuer die Umsätze, nicht die Privatadressen der Gäste. Wie sich Rechnungen und Abrechnungen automatisch erstellen lassen, zeigen wir auf unserer Seite zu automatischen Rechnungen für Ferienwohnungen.

Unsere Sicht: Datenschutz ist eine Prozessfrage

Wir erleben bei Eigentümern selten fehlenden guten Willen. Das Problem sind gewachsene Abläufe: ein Postfach hier, eine Tabelle dort, eine Messenger-Gruppe mit dem Reinigungsteam. Jede dieser Stellen ist eine Kopie von Gästedaten, die geschützt und irgendwann gelöscht werden muss.

Deshalb setzen wir auf ein zentrales System. Unsere Software CENTCOM steuert Gästekommunikation, Preisoptimierung, Reinigung und das Owner-Dashboard an einem Ort. Das Reinigungsteam sieht seine Aufgaben, der Eigentümer sieht jede Buchung und jeden Umsatz live, und die Gästekommunikation läuft nicht über private Handys.

Für uns gehören Effizienz und Datenschutz zusammen. Wer seine Prozesse sauber automatisiert, spart Zeit, behält die Kontrolle und hat am Ende weniger Datenbestände, um die er sich kümmern muss.

RM

Gästeverwaltung abgeben, Kontrolle behalten

Wenn Sie Betrieb, Pricing und Gästekommunikation nicht mehr selbst stemmen wollen, übernehmen wir das als Co-Host. Unsere Pakete RM Hosting Starter, Growth und Full Service kosten 15 %, 20 % oder 25 % Umsatzbeteiligung, ohne Grundgebühr. Wer seine Wohnung selbst betreibt und nur die Software nutzen möchte, startet mit CENTCOM Starter ab 169 € pro Monat. Alle Pakete und Preise finden Sie auf unserer Preisübersicht, Details zur vollständigen Betreuung unter Ferienwohnung verwalten lassen.

Häufige Fragen zum Datenschutz bei Gästen

Muss ich als privater Vermieter einer einzigen Ferienwohnung die DSGVO beachten?

Ja. Die Ausnahme für ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten greift nicht, sobald Sie gegen Entgelt vermieten. Sie brauchen eine Datenschutzinformation für Gäste, angemessene Schutzmaßnahmen und ein Löschkonzept.

Darf ich eine Kopie des Personalausweises verlangen?

Nur wenn ein konkreter Zweck sie erfordert. Für inländische Gäste entfällt der Meldeschein, eine Ausweiskopie ist für die Buchung in der Regel nicht nötig. Bei ausländischen Gästen erfassen Sie die Angaben, die das Bundesmeldegesetz verlangt, und nicht mehr.

Wie lange muss ich Meldescheine aufbewahren?

Ein Jahr ab dem Tag der Anmeldung. Danach vernichten Sie sie datenschutzkonform, Papier im Aktenvernichter und digitale Daten durch vollständiges Löschen. Rechnungen bewahren Sie dagegen nach den steuerlichen Fristen auf.

Brauche ich mit meinem Reinigungsteam einen AV-Vertrag?

Ein Reinigungsteam, das nur Anreise- und Abreisezeiten kennt, verarbeitet kaum Gästedaten. Geben Sie ihm trotzdem nur das Nötigste weiter und regeln Sie die Vertraulichkeit schriftlich. Für Software-Anbieter wie Channel-Manager oder Buchungssysteme ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO dagegen Pflicht.

Darf ich in der Ferienwohnung eine Kamera installieren?

In Räumen, die Gäste bewohnen, nicht. Eine Kamera im Außenbereich ist nur im Einzelfall zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, der Bereich eng begrenzt ist und deutlich darauf hingewiesen wird. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrer Landesdatenschutzbehörde oder einer Fachanwältin für IT-Recht beraten.

Quellen

• LfDI Mecklenburg-Vorpommern: Gästedaten sicher verarbeiten, Leitfaden für Beherbergungsbetriebe
• LfDI Mecklenburg-Vorpommern: Pressemitteilungen
• Datenschutzstelle Liechtenstein: Datenschutz für Vermieter
• Deutscher Tourismusverband: Vermieten von Ferienunterkünften
• IHK Köln: Vermietung von Ferienwohnungen

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